Một số câu hỏi thường gặp khi lựa chọn mua máy chấm công

Một số câu hỏi thường gặp khi lựa chọn mua máy chấm công

Ngày nay, Máy chấm công là thiết bị gần như không thể thiếu cho các nhà quản lý nhân sự, được sử dụng phổ biến nhất trong hầu hết các công ty, doanh nghiệp, nhà xưởng… giúp doanh nghiệp kiểm soát giờ giấc làm việc của các cán bộ công nhân một cách nhanh chóng, chính xác.

Máy chấm công khá đa dạng về kiểu dáng cũng như chủng loại và thương hiệu như:Máy chấm công vân tay,Máy chấm công thẻ từ, Máy chấm công khuôn mặt, Máy chấm công thẻ giấy, Máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai lắp đặt cũng như cung cấp các sản phẩm máy chấm công cho khách hàng thường gặp một số những câu hỏi thường hay gặp của khách hàng làm thế nào để lựa chọn mua cho mình hay doanh nghiệp một sản phẩm phù hợp nhất và lựa chọn  nhà cung cấp đáng cậy như thế nào?. Sau đây Digitech xin đưa ra một số điều cần biết về máy chấm công để bạn có thể tham khảo, giúp bạn lựa chọn máy chấm công tốt nhất một cách phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình.

Một số câu hỏi về máy chấm công

1/ Tác dụng của máy chấm công?
Máy chấm công có những tác dụng chính là gì? đó là câu hỏi đầu tiên đặt ra khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng máy chấm công, đơn giản thì nó dùng để ghi nhận thời gian ra vào của từng nhân viên bằng cách xác nhận thông tin cá nhân của nhân viên đó đã được đăng ký trước đó. Để phục vụ cho mục đích theo dõi thời gian đi làm của nhân viên và tổng hợp lại hàng tháng để tính lương cho nhân viên.
2/ Cân nhắc giữa các loại công nghệ chấm công? Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay, khuôn mặt?
- Máy chấm công vân tay: Sử dụng vân tay của chính nhân viên đó để quản lý nhân viên, nhân viên sẽ đăng ký vân tay trên máy chấm công, mỗi lần chấm công vào ra nhân viên đó sẽ phải ấn vân tay vào máy chấm công để xác nhận lượt vào ra này. Đặc điểm của phương thức chấm công này ngăn chặn tình trạng chấm công hộ của nhân viên. Nhược điểm dành cho phương thức chấm công này không thể áp dụng tốt được trong môi trường làm việc hóa chất có tính chất bào mòn da.
- Máy chấm công thẻ từ: Sử dụng thẻ từ hay còn gọi là thẻ cảm ứng để đăng ký các thông tin cá nhân của nhân viên, mỗi nhân viên được đăng ký duy nhất 1 thẻ từ, thẻ này sẽ có 1 mã số duy nhất, nhân viên sẽ quẹt thẻ để được ghi nhận đã chấm công. Nhược điểm của phương thức này có thể chấm công hộ được, nhưng có độ bảo mật an toàn cao tích hợp với tính năng kiểm soát ra vào.
- Máy chấm công thẻ giấy: ra đời sớm nhất, mỗi nhân viên sẽ được cấp 1 thẻ / 1 tháng, thẻ giấy sẽ có đủ số hàng tương ứng từng ngày trong tháng, khi vào làm hoặc hết giờ nhân viên sẽ đút thẻ giấy này vào máy chấm công thẻ giấy, máy sẽ in thời gian đi làm hoặc ra về của nhân viên trên thẻ. Cuối tháng người quản lý sẽ tổng hợp các thẻ và tổng kết ngày công trong tháng cho nhân viên. Nhước điểm của phương thức chấm công này là gây tốn kinh phí hàng tháng khi phải mua giấy thẻ chấm công rất tốn kém chi phí sau sử dụng, nhưng rất thuận tiện cho những doanh nghiệp ít người.
- Máy chấm công khuôn mặt: Sử dụng công nghệ nhận diện hiện đại nhất, nhận dạng dựa trên các chi tiết của khuôn mặt, có thể lưu lại hình ảnh của người chấm công. Ưu điểm của thiết bị này có độ bảo mật cao, không chấm công hộ được cho nhau.

- Máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào: Sử dụng công nghệ vân tay -  thẻ từ quản lý chấm công điểm danh hàng ngày cho doanh nghiệp, tích hợp thêm tính năng kiểm soát cửa ra vào giúp doanh nghiệp kiểm soát được mọi hoạt động ra vào của bất kì một nhân viên nào. Giúp nâng cao năng xuất công việc, bảo mật an ninh tuyệt đối cho những khu vực doanh nghiệp không muốn có sự ra vào của người lạ. Tiết kiệm chi phí tối da dành cho doanh nghiệp.
3/ Cách thức hoạt động của máy chấm công ra sao.
Máy chấm công hoạt động rất đơn giản, một đầu đọc vân tay, đọc thẻ, mã số hoặc nhận diện khuôn mặt sẽ được kết nối với phần mềm chấm công đi kèm theo máy được cài đặt trên máy tính, phần mềm chấm công sẽ có tác dụng tải dữ liệu trên máy chấm công và in báo cáo chi tiết các ngày công của nhân viên.
Riếng với máy chấm công thẻ giấy thì hoạt động độc lập, không sử dụng phần mềm, máy gồm bộ phận cơ học và một máy in nhỏ để in ngày công của nhân viên lên thẻ giấy.

4/ Kiểu kết nối máy chấm công.- Kết nối TCP/IP (kết nối máy chấm công với máy tính thông qua mạng LAN bằng dây mạng RJ45 - kiểu kết nối phổ biến nhất hầu như các máy chấm công đều hỗ trợ)
- Máy chấm công kết nối với máy tính bằng cổng COM (thường phải có thêm converter chuyển đổi, kiểu kết nối này rất ít dùng
- Cổng USB trên máy chấm công giúp việc lấy dữ liệu thủ công trên máy chấm công, phù hợp với những nơi khó khăn trong việc kéo đường dây mạng đến máy chấm công, hoặc máy chấm công hay phải di chuyển liên tục.

5/ Khi mua máy chấm công cần quan tâm những gì?

• Kiểu chấm công: vân tay / thẻ từ / thẻ giấy / khuôn mặt.
• Xác định rõ nhu cầu, cân nhắc lựa chọn chủng loại máy phù hơp với doanh nghiêp (như trong các câu hỏi ở trên)
• Tìm kiếm, liệt kê các nhà cung cấp có mặt hàng đó.
• Yêu cầu báo giá, mô tả tính năng kỹ thuật.
• Yêu cầu làm việc trực tiếp, đánh giá trực quan ban đầu về hình ảnh của từng cty thông qua bảng báo giá, catalog, tài liệu giói thiệu cty, thương hiệu sản phẩm và nhân viên làm việc trực tiếp.
• Yêu cầu demo sản phẩm, tìm hiểu sơ qua những chức năng, tiện ích chính của sản phẩm.
• Tìm hiểu về uy tín công ty, quá trình hoạt động, và qua một vài khách hàng đã sử dụng sảnphẩm của nhà cung cấp đó.
• Lựa chọn model, tính năng và giá cả phù hợp của nhà cung cấp đáp ứng được dựa trên các đánh giá trên
• Khả năng quản lý (bao nhiêu vân tay, bao nhiêu thẻ, bao nhiêu khuôn mặt) và dung lượng bộ nhớ (lưu trữ được bao nhiêu bản ghi).
• Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế, chẳng hạn khoảng 15’ trước giờ bắt đầu làm việc. Trong khoảng thời gian này, nếu máy chấm bằng vân tay thì 1 máy chấm được 150 người (tốc độ 6s/ người), nếu chấm bẳng thẻ thì được 450 người (2s/người).
• Kết nối với máy tính.
• Tốc độ nhận diện vân tay, khuôn mặt,... (thường từ 0.5 - 3s).
• Xuất xứ.

- Việc lựa chọn nhà cung cấp máy chấm công cũng rất quan trọng nhất là dịch vụ sau khi mua sản phẩm của doanh nghiệp đó. Việc hỗ trợ, cài đặt và các tình huống phát sinh xảy ra trong quá trình sử dụng.

Đối với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh bạn cần quan tâm thêm một điểm nữa là máy chấm công đó có kết nối được đa điểm nhiều chi nhánh được không sẽ giúp người quản lý chỉ việc ngồi ở văn phòng chính và tải dữ liệu chấm công ở từng chi nhánh về máy tính của mình. Tiết kiệm thời gian và chi phí rất nhiều.

- Trên đây là một số ý chính cần lưu ý giúp cho cá nhân và doanh nghiệp bạn có thể lựa chọn được những sản phẩm phù hợp nhất. 

Chúc bạn thành công!!!